Actualités de la Conférence annuelle du Conseil International des Archives des 23-24 novembre 2013 à Bruxelles (Belgique).

 

icaDéfis actuels dans le domaine du Records Management :

« La transparence grâce à la numérisation intégrale de la gestion documentaire et de l’archivage. Pratiques adoptées par les Archives d’Anvers visant à éviter les doublons et à supprimer les documents papier » par : Inge Schoups, Directrice, Archives de la Ville d’Anvers.

Point de vue de Mor DIEYE.

La ville d’Anvers en collaboration avec son Service d’archives municipales a mis en place en 2006 un projet appelé « Bureau numérique », c’est-à-dire, la dématérialisation de toute la production archivistique des services municipaux. L’objectif visé était de mieux garantir la transparence administrative, d’éviter les doublons de gestion entre services et surtout, d’éliminer tous les documents papiers. Pour réaliser ce projet la ville d’Anvers a mis à la disposition de son Service d’archives les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à sa réussite.

Mais si ce projet doit être salué à la fois d’un point de vue pratique mais aussi en termes d’efficacité administrative, nous pouvons cependant émettre quelques réserves sur cette volonté de détruire tous les originaux des documents numérisés. En effet, selon Inge Schoups, Directrice des Archives de la Ville d’Anvers, une bonne partie des documents papiers disponibles en version numérique a été éliminée depuis 2010. Pourtant, Madame Schoups fait également remarquer que le projet législatif qui doit légaliser la signature électronique n’a pas encore été adopté par le Royaume belge. C’est donc le document papier qui possède, pour l’instant, la valeur probante.

Ainsi, si les originaux des documents comptables (factures…) peuvent être détruits après leur numérisation, il est recommandé de conserver ceux de l’état civil et ceci encore pour un certain temps. Parfois, la coexistence de documents papiers et de leur version numériques vaut mieux que la perte d’une information capitale sur le plan administratif, juridique ou historique. Les outils de gestion numérique ne donnent pas encore toutes les garanties qui assurent la pérennité des documents dans le temps.

Article publié sur le site du conseil international des archives: cliquez ici pour lire l’article.

Laisser un commentaire